Sørviskontoret

Det var 5 fast ansatte ved Sørviskontoret i 2019, samt at vi hadde god hjelp i en midlertidig ansatt som jobbet med arkiv og avlastet på skranke og telefon gjennom hele året.

Sørviskontoret er førstelinjetjeneste ovenfor de som tar kontakt med kommunen ved besøk og på telefon. Vi ønsker å besvare flest mulig av henvendelsene som kommer. Kan vi ikke hjelpe, henviser vi videre til fagpersonene i organisasjonen. Vi har også ansvar for flere kommunale tjenester, blant annet: Tildeling av tomter i kommunale boligfelt, saksbehandling og oppfølging av renovasjon og slamtømming, utekspedering og veiledning ved bygge- og delingssaker uten ansvarsrett, etterarbeid og økonomisk oppgjør i forbindelse med grunnkjøp til/fra Fræna kommune, post/arkiv, veiledning og oppfølging i forhold til bruk av sak/arkiv-systemet ePhorte, ansvar for utlegging og oppdatering av informasjon på hjemmesidene, Varsling 24, ansvaret for valggjennomføring de årene det er valg, papirarbeidet ved vielser, Kari-chatbot, salg av medlemskap og informasjon om Aktiv på Dagtid, bostøtte, sekretariat for Eldrerådet, politisk sekretariat, nøkkelsystem for kommunale bygg, utskriving av kart og nabolister og ivareta ansvaret for tidsregistreringssystemet til ansatte på rådhuset.

Bilde: enhetsleder Merete Rødal

Ansvar for gjennomgføring av kommune- og fylkestingsvalget 2019.

Et hektisk og spennende år der flere av oss var involvert i ulike arbeidsgrupper i forbindelse med sammenslåing av Eide og Fræna. Kjekt å bli utfordret og få være med og ta viktige beslutninger om hvordan oppgaver skal organiseres og løses i den nye kommunen. To ansatte var også med i arbeidsgruppen som gjennomførte Folkefesten 04.01.2020.

Mye godt arbeid ble gjort med forbedring av hjemmesiden og flere digitale skjema ble tatt i bruk. Opprydding i elektronisk arkiv og flere arkivserier på papir avlevert til IKA Møre og Romsdal.

Opplæring/personalmøter for alle samtidig vil alltid være en utfordring siden Sørviskontoret holder åpent hele arbeidstiden. Å få alle ansatte ved kommunehuset til å innarbeide gode rutiner for fraværsmarkering og riktig bruk av ePhorte er et viktig og alltid pågående arbeid.