Administrasjon

Fakta om enheten - administrasjon

Enheten har ansvar for skatteregnskap, eiendomsskatt, IKT og økonomi.

Skatt består av 2 medarbeidere, IKT består av 4 medarbeidere inkludert lærling og økonomi består av en stilling.

Vi har 900 PCer og 70 servere å håndtere. Store endringer blir iverksatt i 2019 som følge av at vi trer ut av IKT Orkide fra 1.1.2019.

Bildet: Økonomisjef og enhetsleder Ole Rødal.

Leverte tjenester

Skatteinnfordring for Eide og Fræna kommuner samt informasjon og service til innbyggerne. Samla restanser i Fræna kommune er økt med kr 743 124 fra 2017 til 2018. Innfordringskravet til Skatt Midt-Norge er oppnådd for alle skatte- og avgiftsarter.

Kontroll hos næringsdrivende (skatt) – 12 kontroller er gjennomført i 2018.

Utskriving av eiendomsskatt for Fræna kommune og Eide kommune.

I 2018 og inn i 2019 er det utført omtaksering av tidligere verk og bruk til næringseiendommer, uten anledning til å ta med produksjonsutstyr i skattegrunnlaget. Skatteinntektene fra produksjonsutstyr (det særskilte skattegrunnlaget) trappes ned over en periode på syv år, med grunnlag i en overgangsregel. De nye reglene er gjeldende fra 2019

IKT drift, strategi og utvikling herunder support og innkjøp. I 2018 er det lagt ned en betydelig innsats for å få IKT drift over på egen «kjøl».

Økonomi: Budsjett, rapportering og økonomistyring

Saksbehandling på våre felt: budsjettsaker, økonomirapportering, organisering skatt, klagebehandling mm.

Viktige hendelser og politiske vedtak som gjelder enheten i 2018

IKT drift ut av IKT orkide. Fra 1. mars 2019 står vi helt på egne ben.

Forbedringer gjennomført i 2018

Office 365 er nå innført i hele kommunen. Dette legger grunnlag for effektiv og sikker håndtering av saksbehandling, drift og omfattende digitalisering i Fræna kommune.

Det er etablert et nytt serverrom i «Troll Housing» på Eide.

Planprosesser i 2018

Avdelingen har levert økonomiplan for 2019 – 2022 i nært samarbeid med kommuneplanlegger og rådmannsteamet. Det er i 2018 gjennomført et stort antall møter med mange enheter på rådhuset. Spesielt er det avholdt møter for å forbedre oppfølging av investeringsbudsjettet. Målet er få mer informasjon ut i enhetene om de planprosesser, bevilgninger og bestillinger kommunestyret har gjort. Målet er å forbedre gjennomføring og måloppnåelse i den kommunale organisasjonen. Dette krever tett oppfølging og rapportering.

Utfordringer

Stortinget har vedtatt endring i Eiendomsskatteloven. Den såkalte «maskinskatten» skal reduseres med en sjuendedel fra 2019 og vil fra 2025 være borte. Det vil gis en viss kompensasjon men det er ennå usikkert hvor mye Fræna kommune vil motta. For Fræna kommune utgjør dette mange millioner i tapte inntekter.

Ny taksering av verk og bruk har gitt oss utfordringer i 2018 og inn i 2019.

Fra 1.1. 2019 er Eide kommune og Fræna kommune utmeldt av IKT Orkide. Da står kommunene på egne ben og skal drifte, organisere og følge opp all IKT virksomhet fra egen organisasjon. 2019 vil vise hvor godt vi vil takle denne situasjonen.

Kvalitet
Målbeskrivelse Mål Resultat

Under ledelse av IKT sjefen i Fræna har Eide og Fræna kommuner trått ut av IKT Orkide. Dette har vært en omfattende prosess.

2018 Dette arbeidet er helt ferdig 1. mars i 2019. Oppgjør med IKT Orkide skjer våren 2019

Økt digitalisering og selvbetjening

Budsjettbehandling for 2018 og 2019 viser at det nå begynner å gi effekt på ressursbruken at kommunen er aktiv på digitalisering. Foreløpig er det administrative funksjoner som har fått innsparing.

Innføring av Office 365 Office 365 ble tatt i bruk i 2018. I 2019 blir gjennomføring ferdig.

Klagebehandling eiendomsskatt i 2018

Innen fristene Gjennomført innenn fristene og som planlagt
Nærvær/trivsel
Målbeskrivelse Mål Resultat

Sykefravær

3 3,9

Medarbeiderundersøkelse:

Avdelingen har jobbet med 10 faktor i flere kontormøter og plukket ut to faktorer for oppfølging.

To faktorer for oppfølging: Autonomi og Prososial motivasjon laget en handlingsplan for oppfølging, skal følges opp i 2019

Administrasjonsavdelingen har i 2018 hatt et sykefravær på 3,9 %. Det er høyere enn målet og det er en dårlig utvikling, men sykefraværet er dessverre økende på avdelingen.
Kostnadskontroll
Ramme Budsjett Regnskap

Ramme

17 373 16 889

Enheten leverer et regnskap som viser et mindreforbruk på 272 tusen kroner.

Årsak til avvik: Mindreforbruket er sammensatt men i hovedsak skyldes det innsparing utgifter i 2018. Det gjelder spesielt innkjøp og husleie.

Tiltak gjennomført for å holde rammen i 2018:

Store merutgifter på noen poster som følge av ekstraordinære utgifter i 2018 er ivaretatt ved forsiktig bruk av midler på andre poster.