Kommunikasjon

Fræna kommune fikk i 2016 i gang en satsning på IKT i skolen igjennom at det i kvalitetsplanen for skolene i Fræna kommune ble fastsatt en fordelingsnøkkel på antallet elever pr pc'er, vi fikk også penger for å starte på dette løftet i 2017. Kommunestyret har bestemt at antallet pc'er skal være nådd i 2020. Det gir også ett økt behov for lisenser og bedre infrastruktur. Innkjøpene belastes samme budsjettpost.

Fræna kommune velger med dette å satse på Windows-baserte pc'er i skolen, og alle disse vil leveres ferdig installert og satt opp fra IKT-avdelingen.

Fræna kommune innførte i 2016 i samarbeid med Eide kommune "It’s Learning" som LMS-system i skolen, og mange av skolene har kommet godt i gang med bruken av dette.

Kommunen gjennomførte i 2016 en frivillig kursing i modulene for «Datakortet». Dette er en sertifisert opplæring innenfor de vanligste bruksområdene for en pc. I tillegg er det noe innføring i tema som sikker bruk av internett og generell sikkerhetstenking. Vi så at deltagelsen dessverre var sterkt synkende utover i modulene, og tenker at dette antageligvis skyldes litt manglende oppfølging fra leder. Det er nok også medvirkende at ansatte har høyt arbeidspress, og at det er vanskelig å finne tid til å gjennomføre modulene. Det er imidlertid sikkert at kunnskapsnivået innen IKT må heves kraftig for å kunne møte de store endringene innen digitalisering og velferdsteknologi som kommer de neste årene.

Vi har i 2016 fått lagt inn fiber i alle kommunale bygg der dette er mulig. Vi jobber også kontinuerlig opp mot leverandørene for å få dem til å utvide tilbudet sitt i kommunen. Vi ser at interessen er lav i områder med spredt bebyggelse. Det er håp om at dette kan bedre seg i 2017, da flere leverandører vurderer å starte med såkalt bygdefiber. Dette vil nok kreve at kommunen bidrar med tilgang til infrastruktur og noe kapital. Mange kommunale lokasjoner gjør dette arbeidet ekstra utfordrende. Kommunen har utfordret Telenor på at det er dårlig mobil bredbåndsdekning i området fra Skarset og ut mot kysten, og de har rekonfigureret antennene på Skalten for å dekke dette området. Dette har ført til bedre 4G-dekning i nevnte område.

Kommunen har i 2016 utvidet sin lagringsløsning som følge av stadig økende bruk av IKT i kommunen, og derav også økt behov for å lagre data. Vi vil i 2017 se på muligheten til å bruke skyløsninger for å lagre hjemmekatalogen. Dette vil vi ta i sammenheng med at lisensene for Microsoft-produkter skal fornyes, og at vi da antagelig vil kjøpe Office365-lisenser der skylagring er inkludert. Dette vil skje etter en ROS-analyse. I forbindelse med utvidelse av lagringsløsningen har vi også måttet utvide og endre på vår backupløsning.

IKT-avdelingen oppdaterte før påske alle pc'ene til Office 2016 og har i Q1/17 startet arbeidet med å oppdatere alle pc'ene til Windows 10. Dette skal vi være ferdig med før sommeren.

Epost er mye brukt som samhandlingsvektøy og til ekstern kommunikasjon i Fræna kommune. I 2016 har vi hatt en sterk økning i antall forsøk på å svindle ansatte i kommunen via epost. Vi har heldigvis unngått de store konsekvensene som følge av disse angrepene, men vi har en svært utfordrende situasjon på grunn av dette. Det er særlig angrep av typen Cryptolocker/Ransomware som har økt. Detter er utviklingstrekk vi ser i samfunnet for øvrig der mange firma har tapt store pengebeløp, og mistet mye data på grunn av dette. Opplæring av brukere er det viktigste tiltaket vi kan iverksette for å unngå dette i fremtiden, da denne angrepsformen tilsynelatende er kommet for å bli.

Fræna kommune er i dag medlemmer i IKT Orkide. I forbindelse med kommunesammenslåingen med Eide kommune er det startet en gjennomgang av alle kommunale samarbeid. IKT Orkide er et av disse. Det er nedsatt en arbeidsgruppe som skal se på alternativer til dette samarbeidet. Arbeidsgruppen arbeider ut fra følgende alternativer:

1. Fortsatt medlemskap i IKT Orkide
2. Gå inn i ROR-IKT
3. Sette opp en uavhengig løsning i den nye kommunen (drifte i egen regi)

Arbeidsgruppen er bedt om å levere en innstilling til styringsgruppen innen juni 2017.

Vår kommunale nettside www.frana.kommune.no har utviklet seg fra å være en tradisjonell informasjonskanal til å bli et sted innbyggerne og andre kan benytte seg av våre selvbetjeningsløsninger hele døgnet. Innholdet på sida har etterhvert flyttet seg fra å være nyhetsfokusert til å ha de mest etterspurte kommunale tjenestene lett tilgjengelig på framsida. Nettsidene har blitt et sentralt verktøy til å oppnå bedre kundeservice og økt effektivisering.

I gjennomsnitt er rundt 200 besøkende daglig innom www.frana.kommune.no . Sidene med mest besøk er:

• Ledige stillinger
• Kontaktinformasjon om ansatte i kommunen
• Politiske møter og sakspapir
• Ledige tomter
• Skjemabasen

Selv om vi har ulike elektroniske tjenester og selvbetjeningsløsninger, oppfylles ikke alle kriterier som forventes av et offentlig nettsted. Dette er noe vi jobber med kontinuerlig i godt samarbeid med de andre kommunene i Orkidè. Ei ressursgruppe er satt sammen av flere kommuner i Orkidesamarbeidet for å se på ny hjemmesideløsning. Arbeidet startet opp i 2015 og har pågått gjennom hele 2016. Etter bred medvirkning fra alle Orkidekommunene ble hjemmesideleverandør valgt høsten 2016. Milepælsplan ble laget for arbeidet videre og lansering av ny nettside for Fræna kommune er planlagt i juni 2017. Vi starter med blanke ark, for å få likt utseende på presentasjon av alle kommunale tjenester, og for å sikre at all utdatert informasjon forsvinner.

Sosiale medier

Bruk av sosiale medier i kommunikasjon med innbyggerne ble for alvor satt på dagsorden i 2011. Fræna kommunes offisielle Facebook-side ble lansert, og overvåkes/oppdateres av de ansatte ved Sørviskontoret. Pr i dag har siden over 1 600 Likes. og vi ser at det er gjennom denne kanalen vi når flest med aktuelle nyheter. Samtidig med lanseringen av den kommunale Facebook-siden, ble retningslinjer for bruk av sosiale media på nettet i Fræna kommune vedtatt.

SvarUT

Fræna kommune tok for alvor i bruk SvarUT i 2016. Dette er en funksjonalitet som gjør at alle utgående brev som blir produsert i vårt sak/arkiv-system ePhorte, kan sendes direkte fra systemet og til mottakerens digitale postkasse. Mottakerne får raskere svar (slipper postgangen), kommunen får forbedret sine arkiveringsrutiner, og vi kan spare flere hundre tusen kroner i året på papir, konvolutter, frankering og tidsbruk blant ansatte på dette .