Sørviskontoret

Det er 7 ansatte ved sørviskontoret

Sørviskontoret er førstelinjetjeneste ovenfor de som tar kontakt med kommunen i skranke og på telefon, tildeling av tomter i kommunale boligfelt, saksbehandling og oppfølging av renovasjon og slamtømming. Sørviskontoret skal sørge for rett grunnlag for de kommunale avgiftene, utekspedering og veiledning ved bygge- og delingssaker uten ansvarsrett, etterarbeid og økonomisk oppgjør i forbindelse med grunnkjøp til/fra Fræna kommune, post/arkiv og arkivplan, veiledning og oppfølging i forhold til bruk av sak/arkiv-systemet ePhorte, ansvar for utlegging og oppdatering av informasjon på hjemmesidene, Varsling 24, ansvaret for valggjennomføring de årene det er valg, salg av medlemskap og informasjon om Aktiv på Dagtid, bostøtte, være sekretæriat for Eldrerådet, politisk sekretariat egne hovedutvalg og Fellesnemnda, utskriving av kart og nabolister og ivareta ansvaret for tidsregistreringssystemet til ansatte på rådhuset.

Bilde: enhetsleder Merete Rødal

Bilde: hele sørviskontoret samlet, fra venstre Elin Kleppen Fedje, Anne Iren Hjellnes, Mona-Lisa Ninatubu, Siw Marika Johansen. Anne Lisbeth Ukkelberg, Elisabeth S. Mathisen og enhetsleder Merete Rødal

Enheten hadde ansvar for gjennomføringen av den rådgivende folkeavstemminga i forbindelse med kommunesammenslåing. Har fått sekretariatsfunksjon for Fellesnemnda Eide/Fræna.

Brukerundersøkelse gjennomført i desember 2016 med meget gode tilbakemeldinger fra besøkende som har fått hjelp.

SvarUT-prosjektet (se mer under)

Boligbyggeprogrammet 2017-2020 i samarbeid med flere andre

Arkiv:

Kompetanseheving innenfor arkiv generelt

Utarbeidet rutiner for arkiv til flere enheter, flere kommer

Jobbet mye med innholdet i arkivplana til Fræna kommune

Vært stort fokus på opprydding av eldre arkiv og avlevering av dette til Interkommunalt Arkiv i Ålesund.

Hatt stort fokus på at alle saksbehandlere i sak/arkivsystemet til kommunen bruker SvarUT som forsendelsemåte når de sender utgående brev. Hatt flere opplæringsrunder og utarbeidet ROS-analyse for forsendelser unntatt offentligheten. Brevene sendes til mottakers digitale postkasse. Har de ikke digital postkasse, går brevene automatisk til et printsenter som skriver ut og sender pr post til en langt lavere kostnad enn om vi skulle gjort jobben selv. Leses brevene digitalt koster det Fræna kommune 1 kr pr brev, skrives de ved printsenteret koster det Fræna kommune i gjennomsnitt 15 kr, ved at vi printer pakker og frankerer selv koster det Fræna kommune i gjennomsnitt 40 kr pr. brev. Her har vi fremdeles stort innsparingspotensiale!

Det samme gjelder også for det som er nevnt ovenfor under «arkiv»!

Opplæring for alle samtidig vil alltid være en utfordring siden sørviskontoret holder åpent hele arbeidstiden. Å få alle ansatte ved kommunehuset til å innarbeide gode rutiner for fraværmarkering og riktig bruk av ePhorte er viktig.