Medarbeidere, sykefravær og 10 faktor

Innen utgangen av 2017 hadde Fræna kommune 859 ansatte (faste, midlertidige og vikarer) fordelt på 663,03 årsverk (faste og midlertidige).

Økningen i antall årsverk skyldes i hovedsak flere lærlinger (8 flere enn året før) og økning i antall personlige assistenter (6 flere enn året før).For øvrig fordeler reduksjoner og økninger i antall ansatte jevnt utover i de tjenesteytende enhetene. Det har ikke vært økning i antall administrative stillinger. Det kan også nevnes at flere av stillingene som har vært ledig nå er besatt. For flere av tjenestene vil antallet ansatte variere med bakgrunn i vedtak på kommunale tjenester og ift. antall nye brukere. Som et eksempel vil antall flyktninger i kommunen påvirke antall ansatte både ved flyktningetjenesten og opplæringssenteret.

Antall vikarer vil kunne variere en del, avhengig av hvilke type ansatt som er syk eller i permisjon til enhver tid.Fra 2016 til 2017 har antall vikarer imidlertid vært stabilt.

Vi har det siste året sett utfordringer med å rekruttere sykepleiere og lærere. Kommunen har valgt å løfte enkelte grupper lønnsmessig, men også lagt til rette for videreutdanning og kompetanseheving gjennom lønnspolitisk plan. Dette gjelder både for ledere og ansatte.Flere ledere har fullført eller gjennomfører lederutdanning, og mange ansatte tar videreutdanning innenfor sitt fagfelt for å spesialisere seg.Det er fremdeles særlig innenfor helseområdet og skole at de fleste tar videre-/etterutdanning.

Det er utarbeidet kompetanseplan for hjemmebaserte tjenester og innenfor undervisningsområdet, men vi mangler fremdeles en overordnet kompetansestrategi. Denne skulle vært ferdigstilt i 2017 men har blitt utsatt pga. arbeidet med kommunesammenslåingen (se nærmere redegjørelse under årsrapport fra enhet Personal- og organisasjon). Arbeidet med overordnet kompetansestrategi og kompetanseplaner skal være ferdig innen 1.halvår 2018. Kompetanseplanene vil være viktige for å synliggjøre kompetansegap, hvilke kompetansebehov vi har i årene framover og hva som trengs av ressurser for å nå kompetansemålene.

Den 10.mai 2017 vedtok AMU en felles handlingsplan for HMS og IA fram til 2019. Planen inneholder en rekke mål og tiltak for HMS og IA-arbeidet.Planen er også en veileder til de enhetene som ikke har utarbeidet egen HMS-plan. Av tiltakene som ble gjennomført i 2017 kan nevnes:

• Økt fokus på AKAN-arbeidet. Det ble utarbeidet retningslinjer for AKAN-arbeidet og alle lederne har fått opplæring.
• Deltakelse i StikkUT bedrift. 95 ansatte deltok, og det var månedlig premiering av tilsatte samt premiering av gruppe. Dette er et svært populært tiltak som vi også ønsker å være med på i 2018.
• Grunnopplæring i arbeidsmiljø (HMS-kurs): 27 verneombud, ledere og tillitsvalgte har gjennomført 4-dagerskurset som ble holdt 30. og 31.mai, 29.august og 5.september.Av disse fullførte 25 stk.
• Sykefraværsoppfølgingene har hatt stort fokus. Målet om at det samlede sykefraværet i kommunen innen 2017 ikke skal overstige 7% ble nådd med god margin.
• Nye retningslinjer for livsfasepolitikk. Disse erstattet tidligere seniortiltak/ seniorpolitikk.
• Vi har tilbudt pensjonskurs gjennom KLP.Disse kursene er svært populære.
• Det ble gjennomført ny medarbeiderundersøkelse i november der vi brukte KS sin «10Faktor»-modell.Det ble gjennomført kurs for alle lederne i forkant og etterkant av undersøkelsen.

Av tiltak vi ikke har fått satt i gang eller fullført er bl.a implementering og opplæring av kvalitetshåndboka, utarbeidelse av ROS-analyser i alle enhetene og gjennomføring av vernerunder i alle enheter. Vi har heller ikke fått gjort nok for tilrettelegging av arbeid for personer med nedsatt funksjonsevne eller tiltak for å forhindre at ansatte går av med pensjon før oppnådd aldersgrense.

Det ble gjennomført to AMU-møter i 2017. Målsettingen var fire møter pr. år.

Sykefraværstallene og oppfølging av disse har vært fast tema på møtene.

I 2017 ble det gjennomført nyvalg/gjenvalg av verneombud i alle verneområdene.Alle verneombudene ble deretter innkalt til møte for å velge nytt hovedverneombud og vara verneombud.Rollen til verneombudene ble også gjennomgått.Verneombudene deltok på internkurset i juni der vi gikk gjennom AKAN-retningslinjene.I tillegg har det blitt gjennomført grunnkurs i arbeidsmiljø (HMS-kurs) for alle nye verneombud.

I mars 2017 ble Molde BHT kjøpt opp av Stamina Helse avd. Møre og Romsdal. Vår konkrakt om kjøp av bedriftshelsetjenester ble videreført i Stamina Helse med samme avtalebetingelser som tidligere. Bedriftshelsetjenesten blir brukt både i det systematisk HMS- arbeidet og i enkeltsaker.Samarbeidet med bedriftshelsetjenesten har også i 2017 vært godt selv om det ble betydelig mindre bruk av tjenesten enn året før.Dette skyldes hovedsakelig færre helseundersøkelse i 2017.

Stamina Helse har i 2017 bistått kommunen med gjennomføring av grunnkurs i arbeidsmiljø, deltatt på AMU-møter, ergonomiske gjennomganger, helseundersøkelser, risikovurderinger, førstehjelpskurs, ROS-analyser og presentasjoner og oppfølginger etter arbeidsmiljø-kartlegginger i 2016. Det har blitt gjennomført helsesamtaler, helsekontroller og vaksinasjoner for ansatte hvor dette er pålagt.Bedriftshelsetjenesten har også bistått flere enheter med utarbeidelse av HMS-handlingsplaner.

Kommunen hadde innen utgangen av året 11 lærlinger: 8 lærlinger på førsteåret og 3 lærlinger på sitt 2. læreår. Av første års lærlingene har vi én lærling i IKT- faget, én lærling i feierfaget, tre lærlinger i barne- og ungdomsarbeiderfaget, og tre lærlinger i helsefag. Av andre års lærlingene har vi én lærling i helsefagarbeider, og to lærlinger i barne- og ungdomsarbeider. I løpet av 2017 gikk tre lærlinger opp til fagprøve og samtlige bestod (se bilder under).

Kommunen hadde som mål å øke inntaket av nye lærlinger til 8-10 nye lærlinger hvert år etter at vi ble medlem i det interkommunale opplæringskontoret for Nordmøre og Romsdal i 2016. Det har vi fått til. Det oppleves som en stor styrke å ha bistand fra opplæringskontoret. I 2017 startet kommunen med å markere bestått fagbrev med en gratulasjon og utdeling av blomster i starten av kommunestyremøte. En slik høytidelig markering er med på å markedsføre betydningen av kommunens rolle i utdanning av fagarbeidere, i tillegg til at det er en flott gest til lærlingen som har fullført fagbrevet.

Vel bestått fagbrev - Annie Skutholm, Even Bjerksetmyr og Kristian Skarpsno!

Fræna kommune jobber for at alle personer som er eller blir tilsatt i kommunen skal ha like arbeidsvilkår og ikke forskjellsbehandles på bakgrunn av hverken funksjonsevne, kjønn, religion, legning eller etnisk tilhørighet.

I juni 2016 vedtok kommunestyret å gjenopprette likestillingsutvalget men da som et likestillings- inkluderingsutvalg. Utvalget for likestilling og inkludering skal:

• Jobbe for at alle som i Fræna skal ha like mulighet til å delta i fellesskapet uavhengig av kjønn, religiøs bakgrunn, seksuell orientering, og funksjonsnedsettelse
• Ta initiativ i saker som skal fremme likestilling og inkludering
• Avgi uttalelser og være rådgivende organ for kommunen i saker som har betydning for likestilling og inkludering.

Utvalget hadde i 2017 to møter, men på grunn av dårlig oppmøte har ikke utvalget kommet skikkelig i gang med arbeidet.

Kommunen er en stor kvinnearbeidsplass. Særlig innen pleie- og omsorgssektoren har kvinneandelen vært dominerende. For å få flere menn inn i pleie- og omsorgsyrkene har vi deltatt i prosjektet «Menn i Helse».Vi ønsket å videreføre prosjektet ved å få inn flere mannlige «helserekrutter» i 2017, men det blir ikke startet opp nytt kull i fjor.Årsaken var at kommunene i Møre og Romsdal kun kan ta inn personer som mottar ytelser etter «spesialt tilpasset innsats» fra NAV. Erfaringsmessig ser en at denne gruppen ikke greier å gjennomføre opplæringen, og det ble derfor besluttet å ikke starte et nytt kull.

Kommunens etiske retningslinjer ble vedtatt i 2016 og gjelder for både ansatte og folkevalgte. Retningslinjene skal bidra til at både ansatte og folkevalgte forholder seg på en etiske forsvarlig og god måte i sitt daglige arbeid.Våre etiske retningslinjer er tett knyttet opp mot kommunens grunnverdier IDAR som står for;

IMØTEKOMMENDE - DYKTIG - ANSVARLIG - RESPEKT

De etiske retningslinjene blir sendt ut til alle nytilsatte og disse må signeres med bekreftelse på at den ansatte har forstått og godkjent retningslinjene.Alle andre ansatte i organisasjonen har fått tilsendt retningslinjene pr. e-post der de må kvittere ut for at de har forstått og godkjent disse.

Det ble våren 2017 gjennomført internkurs for alle enhetslederne der etiske retningslinjer var tema og der ulike case ble gjennomgått.

Hovedverneombudet er representant for arbeidstakere og verneombud i sentrale saker som angår arbeidsmiljøet, i tillegg til å samordne, støtte og veilede verneombudene i deres arbeide. Hovedverneombudet skal også se til at arbeidsgiver følger arbeidsmiljølovens krav, slik at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt.

Hovedverneombudet er fast medlem i AMU og fast medlem i medbestemmelsesapparatet i kommunen sammen med de hovedtillitsvalgte. Hovedverneombudet har vært med på to nettverkssamlinger for Romsdal og ei nettverkssamling for Møre og Romsdal. I tillegg deltok Hovedverneombudet på Arbeidsmiljøkonferansen og ei Alor-nettverkssamling innen rus- og spilleavhengighet. Hovedverneombudet er også delaktig i sammenslåingen av kommunene Fræna og Eide til Hustadvika kommune, og er medlem av PSU (partssammensatt utvalg).

Kommunen hadde innen utgangen av året 14 fagforeninger der Fagforbundet, Utdanningsforbundet, Sykepleierforbundet og Delta har den største medlemsmassen.Fire av de hovedtillitsvalgte er frikjøpte i hele eller deler av sin stilling.

Hovedtillitsvalgte bistår plasstillitsvalgte med råd, hjelp og opplæring og deltar i alle større arbeidsgrupper/prosjektgrupper i kommunen.Hovedtillitsvalgte deltar også ved de utvidede ledersamlingene som gjennomføres 4 ganger pr. år. Organisasjonene har eget fellesutvalg FFA (fagorganisasjonenes felles arena) der de tar opp aktuelle saker som angår medlemmene på tvers av organisasjonene, samt saker de i fellesskap ønsker å fremme for arbeidsgiver. Arbeidsgiver har faste månedlige møter med FFA.

Hovedtillitsvalgte er sterkt involvert i arbeidet med etableringen av Hustadvika kommune, og er representert både i Fellesnemda, Partssammensatt utvalg, Omstillingsutvalget og i de oppnevnte arbeidsgruppene.

Etter at kommunestyret i desember 2013 vedtok å avvikle de seniorpolitiske tiltakene ble det høsten 2016 vedtatt ny livsfasepolitikk.Bakgrunnen for livsfasepolitikken er målsettingen om at vi til enhver tid skal ha motiverte og kompetente medarbeidere. Vi ønsker å jobbe for en livsfasetilpasset personalpolitikk for å rekruttere og beholde nødvendig kvalifisert kompetanse. For Fræna kommune er det viktig å sikre tilgang på kvalifisert kompetanse, men også å redusere pensjonsutgiftene. Som et ledd i å få til dette ønsker vi å praktisere en personalpolitikk som er dynamisk og individuelt tilrettelagt og som har fokus på medarbeidernes livssituasjon og livsfase. Livsfasepolitikken skal avspeile likeverd for ansatte i alle aldersgrupper. En bevisst bruk av personalpolitikk knyttet til de enkelte livsfaser bidrar til at kommunen fremstår som en attraktiv og inkluderende arbeidsgiver og gjennom det også bidrar til å skape et godt lokalsamfunn.

Et av delmålene i IA-avtalen er å øke den gjennomsnittlige avgangsalderen i arbeidslivet. I vår livsfasepolitikk legger vi opp til en seniorpolitikk som skal motivere ansatte til å stå i arbeid frem til ordinær pensjonsalder.

Det utløser store utgifter for arbeidsgiver dersom en ansatt velger å gå av med AFP. Fræna kommune ønsker å redusere avgang etter denne ordningen gjennom å legge til rette for kompetanseutvikling, trivsel, tilrettelegging og fleksibilitet innenfor gitte rammer slik at medarbeiderne er aktive, kvalifiserte, fleksible og etterspurte hele sitt arbeidsliv.

Seniorsamtaler skal tilbys alle ansatte som har passert 58 år og er en samtale mellom leder og medarbeider og har som mål å finne tiltak som kan bidra til å forlenge yrkeskarrieren. Seniorsamtalen skal utfordre medarbeideren i likhet med andre medarbeidere på å tydeliggjøre egne ønsker og behov, vurdere egne rutiner og arbeidsvaner, se etter muligheter for forbedring/ fornying, foreslå egne utviklingsmuligheter og tiltak, og signalisere ansvar for egen situasjon.

I 2017 fikk medarbeidere som ønsket det mulighet til individuelle samtaler med rådgiver i KLP vedr. deres pensjon. Det var god oppslutning om dette tilbudet.

Fræna kommune vil fortsett ha fokus på seniorsamtaler og stimulere til utvikling og trivsel for at ansatte skal velge å stå i jobb til ordinær pensjonsalder.

Sykefraværet har sunket fra året før og ble på totalt 6,6 % (egenmeldt og legemeldt). Til sammenligning var sykefraværet på 7,8 % i 2016. Dette er en svært god utvikling og lå under den samlede målsettingen for kommunen på maksimalt 7 %. Enhetene, med støtte fra personal- og organisasjon har jobbet godt med sykefraværsoppfølging og tilrettelegging det siste året. Det har vært et særlig fokus på å få ned sykefraværet i barnehagene og dette har hatt god effekt.

I 2013 var 60% av alle ansatte i kommunen i en deltidsstilling. For å endre dette ble kommunen i 2013 med i utviklingsprogrammet «Sammen om en bedre kommune» der man blant annet skulle arbeide for å skape en heltidskultur i kommunen. Det ble etablert et eget prosjekt med egen prosjektleder som i 2014 og 2015 arbeidet med å finne fram til arbeidstidsordninger, rutiner og måter å organisere arbeidet på som ville redusere tallet på deltidsstilling er og øke de eksisterende stillingsbrøkene.

Prosjektet hadde fokus på hjemmebaserte tjenester og institusjonstjenesten. I løpet av prosjektperioden greide en å øke gjennomsnittlig stillingsstørrelsen innenfor disse tjeneste noe. Selv om hovedmålet ikke ble nådd så vi at det å jobbe målrettet med økte stillingshjemler, utprøving og innføring av langvakter, ulike turnusordninger, økt grunnbemanning og omdisponering av vikarmidler hadde positiv virkning ved de avdelingene hvor det ble innført. Tillitsvalgte har vært gode medaktører i dette arbeidet. Selv om prosjektperioden er over har vi kontinuerlig fokus på hvordan vi kan få økt stillingsstørrelsene, og da særlig innenfor pleie- og omsorgstjenestene.

Endringer i Arbeidsmiljøloven har medført styrking av arbeidstakeres rett til hel eller fast stilling. Etter å ha behandlet ca. 15 saker om krav om utvidelse av stilling etter Aml 14-4 og to saker etter krav jf. 14-9 i 2016, falt antall krav til 4-5 i 2017. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i kommunen ligger nå på 73% noe som er litt lavere enn fjoråret da stillingsstørrelsen var på 75%.

Vi er ikke fornøyd med at gjennomsnittlig stillingsstørrelse har falt. Vi vil derfor se hvilke tiltak vi kan iverksette for å få stillingsstørrelsene opp. Dette vil være særlig viktig for unge nyutdannede som ønsker tilbud om hele stillinger.

Kommunen tok høsten 2017 i bruk medarbeiderundersøkelsen 10 faktor som er utviklet av KS. Undersøkelsen er et godt verktøy for å måle faktorer som er avgjørende for å oppnå gode

resultater og som kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid.

Svarprosenten var på 73 %, noe som var over landsgjennomsnittet på 69 %. For 8 av de 10 faktorene ligger resultatet likt som landsgjennomsnittet. Faktor 6 – Rolleklarhet og Faktor 7 – Relevant kompetanseutvikling ligger 0,1 poeng høyere enn landsgjennomsnittet. Mestringsorientert ledelse er en nøkkelindikator og her ble resultatet som landsgjennomsnittet på 4,0. Rapportene viser resultater for hver faktor på en skala fra 1 til 5, der 5 er aller beste verdi på skalaen. Det er variasjoner mellom enhetene.

Kommunen gjennomførte to ledersamlinger i regi av KS konsulent med fokus på opplæring og introduksjon til undersøkelsen, og hvordan gjennomføre og følge opp undersøkelsen i egen avdeling. Medarbeiderne involveres ved at de sammen analyserer resultatet, setter mål og foreslår tiltak for å bedre faktorene. Fokus på lederutvikling og lederstøtte vil være viktig fremover for å utvikle faktorene.

Oversikten viser resultat per faktor på konsernnivå og bare for ett år på grunn av at 2017 var første året med 10-faktor.