Kommunikasjon

IKT arbeidet i kommunen.

Fræna kommune kjøpte i 2017 inn nok pcer til alle elevene på ungdomskoletrinnet og vil i 2017 fortsette med innkjøp av pcer til alle elevene på mellomtrinnet. Vi regner med å ha kjøpt inn det utstyret vi skal i løpet av 2018., og vi da begynne å bytte ut det eldste utstyret vi vi har på skolene.

Kommunen har i løpet av 2017 kommet skikkelig i gang med SvarUt som utsendigsmåte på post, og vi ser en 400% økning i forsendelser fra 2016 til 2017, dette er vi veldig godt fornøyd men og dette sparer kommunen betydelige beløp i porto og arbeidstimer. Bare utsending av brev i forbindelse med eiendomsskatten har en potensiell besparelse på 140 000 kr, hvis alle hadde åpnet denne i sikker digital postkasse. Selv uten dette sparer kommunen på bruk av SvarUt, da de som ikke bruker SDP får den tilsendt billigere via ett printsenter i Bergen. Fra 2018 har Rådmannen sagt at alle utgående forsendelse fra fagsystem med støtte for SvarUT skal benytte denne forsendelsesmåten, så vi håper på ytterligere økning i 2018.

Fræna kommune mottok i 2017 en søknad på anleggsmidler fra Istad Fiber i forbindelse med at de ønsket å føre frem fiber til området Farstad – Hustad, denne søknaden ble behandlet i kommunestyret på høsten, og enstemmig vedtatt. Fremføringen av fiber starter våren 2018 og de første kundene vil være oppkoblet til sommeren. Istad fiber har også startet utbygging på strekningen Malmefjorden – Aureosen, her har ikke Fræna kommune vært inne med anleggsmidler, men har stilt noe kommunal infrastruktur til rådighet for å redusere kostnadene ved utbyggingen og gjøre det mer interessant for utbyggere. Vi har fremdeles kommunale bygg, og områder igjen i kommunen uten fiberbreibånd, og jobben med å tilrettelegge for utbygging fortsetter i mange år enda.

Kommunen har i mange år vært medlem i IKT Orkide samarbeidet, og i forbindelse med den forestående kommunesammenslåingen ble det ned satt en arbeidsgruppe som skulle se på fremtidig organisering av IKT tjenestene i den nye Hustadvika kommune. Arbeidsgruppen hadde likt antall medlemmer fra Fræna og Eide kommune. Rådmennene i kommunene mottok rapporten fra arbeidsgruppen før sommerferien, og innstilte på at den nye kommunen skulle ha en egen IKT enhet som var uavhengig fra andre IKT samarbeid. Dette ble vedtatt av begge kommunestyrene senere på høsten.

Arbeidet med utmeldelse fra IKT Orkide og med oppbygging av den nye strukturen ble startet på slutten av 2017 og begge kommunene skal være helt ute fra samarbeidet ved årsskiftet 2018- 2019. Dette er en meget arbeidskrevende prosess for de to IKT avdelingene i Fræna og Eide, og vil ha ett stort fokus i 2017. Dette arbeidet vil også bygge mye av fundamentet for det som i 2020 skal bli den nye Hustadvika kommunes IKT løsning. Denne løsningen vi ta i bruk de nye mulighetene teknologiutviklingen gir oss med bl.a. Office 365 og SaaS.

Høsten 2017 fikk vi en fremforhandlet en ny avtale på mobiltelefoni via FKNord innkjøpssamarbeidet, denne avtalen ga kommunen reduserte priser på mobiltelefoni, og tilbyr nye muligheter for å kunne utnytte dette i større grad i kommunen. Dette vil gi seg utslag i at vi på nyåret i 2018 vil skifte ut telefonsentralene i følere bygg og gå over til en ren mobilløsning basert på Mobilt bedriftsnett fra Telenor. bortsett fra at kostnadene reduseres, vil dette også gi oss muligheter til å kunne satse mer på digitale og mobile løsninger for de ansatte., for å kunne serve innbyggerne enda bedre.

IKT avdelingen i Fræna har i mange år hatt lærlinger i IKT servicefag som har jobbet i avdelingen. I 2017 ble den besto den gamle lærlingen Even Bjekrsetmyr fagprøven, og i august startet Ole Torvik opp på lærlingetiden hos oss. Vi syns dette er en bra ordning både for oss og lærlingene, og er veldig glade for at alle lærlingene vi har hatt de siste årene har hatt gode resultater på fagprøven.

Digitale medier

Helt i slutten av 2017 lanserte Fræna kommune ny nettside. Den gamle sida var nyhetsfokusert, mens den nye er tjenesteorientert. Det er lagt ned mye arbeid i å presentere alle de kommunale tjenestene på en god og mest mulig lik måte. Tjenesteartiklene sier noe om hva du får av tjenester og hvordan du går frem for å motta tjenesten, hvem som kan få tilbudet, eventuelle søknadsfrister, priser og hvordan du går frem for å klage.

Hjemmesiden har gått fra å være en tradisjonell informasjonskanal til å bli et sted innbyggerne og andre kan benytte seg av våre selvbetjeningsløsninger hele døgnet. Nettsidene har blitt et sentralt verktøy til å oppnå bedre kundeservice og økt effektivisering. Vi har fremdeles nyheter på hjemmesiden, men disse har ikke samme fokus som før. Nyheter deler vi også på kommunens Facebookside.

I gjennomsnitt er rundt 1500 besøkende innom www.frana.kommune.no etter at den nye siden ble lansert. Gammel side hadde i 2016 ca 200 besøkende hver dag. Noe av økningen må tilskrives nye telefonnummer på alle på kommunehuset med oppslagstjeneste på hjemmesiden «Finn ansatt». Men siden er også mer brukt enn den gamle da den nye er mer oversiktlig og har mye mer informasjon om de kommunale tjenestene.

Sidene med mest besøk er:

• Finn ansatt

• Aktuelle saker
• Ledige stillinger

• Politiske møter og sakspapir

Flere digitale skjema er tatt i bruk i 2017 og enda flere kommer i 2018.

Sosiale medier

Bruk av sosiale medier i kommunikasjon med innbyggerne ble for alvor satt på dagsorden i 2011. Fræna kommunes offisielle Facebook-side ble lansert, og overvåkes/oppdateres av de ansatte ved Sørviskontoret. Pr i dag har siden over 1 860 Likes. og vi ser at det er gjennom denne kanalen vi når flest med aktuelle nyheter. Samtidig med lanseringen av den kommunale Facebook-siden, ble retningslinjer for bruk av sosiale media på nettet i Fræna kommune vedtatt.

SvarUT

Fræna kommune tok for alvor i bruk SvarUT i 2016. Dette er en funksjonalitet som gjør at alle utgående brev som blir produsert i vårt sak/arkiv-system ePhorte, kan sendes direkte fra systemet og til mottakerens digitale postkasse. Mottakerne får raskere svar (slipper postgangen), kommunen får forbedret sine arkiveringsrutiner, og vi kan spare flere hundre tusen kroner i året på papir, konvolutter, frankering og tidsbruk blant ansatte på dette. Det har vært en stor økning (tredoblet) i bruk av SvarUT fra 2016 til 2017.