Administrasjon
Fakta om enheten - administrasjon
IT: 4 ansatte (inkl. en lærling)
Skatt (inntektsskatt, arbeidsgiveravgift og eiendomsskatt): 2 ansatte (felles skattekontor for Eide og Fræna). Fra 1.1. 2018 også felles eiendomsskattekontor.
Økonomi: 1 ansatt (regnskapsavdelingen sitter på Eide)
PCer: 900 Servere: 70
Antall eiendommer med eiendomsskatt i Fræna: 4 400
Bildet: Økonomisjef og enhetsleder Ole Rødal.
Leverte tjenester
Skatteinnfordring for Eide og Fræna kommuner samt informasjon og service til innbyggerne. Samla restanser i Fræna kommune er redusert med kr 2 878 352 fra 2016 til 2017. Effektiviteten på innfordringer er enten tett opp til Skatt Midt-Norge sine krav eller over.
Kontroll hos næringsdrivende (skatt) – 14 kontroller er
gjennomført i 2017
Utskriving av eiendomsskatt for Fræna kommune
IKT drift, strategi og utvikling herunder support og innkjøp.
Økonomi: Budsjett, rapportering og økonomistyring
Saksbehandling på våre felt: budsjettsaker, økonomirapportering,
organisering skatt, klagebehandling mm.
Viktige
hendelser og politiske vedtak som gjelder enheten i 2017:
Eide kommune forespurte om våre ansatte på skatt kunne overta utskriving, saksbehandling og oppfølging av eiendomsskatt for kommunen fra 2018. Vi svarte positivt på denne henvendelsen og overtar fra 1.1.2018 denne oppgaven fra Eide kommune. Dette gjøres uten at Fræna kommune krever noen økonomisk refusjon. Denne arbeidsoppgaven går inn under dagens avtale.
Forbedringer gjennomført i 2017
Arbeidet med å tre ut av IKT Orkide er i full gang og startet høsten 2017 etter vedtak i kommunestyret. Parallelt med dette arbeidet skjer en forbedring og effektivisering av IKT tjenesten i Eide kommune og Fræna kommune. IKT avdelingene i begge kommunen deltar i arbeidet.
Det er satt i gang arbeid med å forbedre bruk av IKT i kommunen. Dvs. bedre utnyttelse av dagens systemer, mer i skyen og mer opplæring til brukerne. Arbeidet er i startfasen.
I 2017 ble investeringsprosjekt rapportert per tertial. Dette er nytt og har satt større fokus på oppfølging av disse prosjektene.
Planprosesser i 2017
Avdelingen har levert økonomiplan for 2018 – 2021 i nært samarbeid med kommuneplanlegger og rådmannsteamet. Det er i 2017 gjennomført et stort antall møter med mange enheter på rådhuset. Spesielt er det avholdt møter med de tekniske tjenester. Målet er få mer informasjon ut i enhetene om de planprosesser, bevilgninger og bestillinger kommunestyret har gjort. Målet er å forbedre gjennomføring og måloppnåelse i den kommunale organisasjonen. Dette krever tett oppfølging og rapportering.
Utfordringer
Stortinget har vedtatt endring i Eiendomsskatteloven. Den såkalte «maskinskatten» skal reduseres med en sjuendedel fra 2019 og vil fra 2025 være borte. Det vil gis en viss kompensasjon men det er ennå usikkert. For Fræna kommune utgjør dette mange millioner i tapte inntekter.
Fra 1.1. 2018 er Eide kommune og Fræna kommune utmeldt av IKT Orkide. Da står kommunene på egne ben og skal drifte, organisere og følge opp all IKT virksomhet fra egen organisasjon.
| Kvalitet | ||
|---|---|---|
| Målbeskrivelse | Mål | Resultat |
| Kvalitet | ||
Arkivering og skanning av dokumentasjon, taksering av eiendomsskatt |
Ferdig i 2017 | Fullført |
Økt digitalisering og selvbetjening |
Økt effektivitet | 270 PCer innkjøpt til skoler. Økt digitalisering av helsetjenester, eLæring, årsrapport. |
|
Enheten er ikke fornøyd med fremdriften på digitalisering i Fræna kommune. Potensialet er mye større. Det gjelder ikke minst på områder hvor vi har kjøpt inn mye utstyr, både PCer og programmer. Rådmannen ser at vi på noen områder sliter med å få organisasjonen til å ta i bruk nye verktøy som er kjøpt inn. Det er også fremdeles mye unødvendig utskrift og lite rasjonell drift. Enheten ser at det må enda sterkere styring til å dette området i kommunen. |
||
| Nærvær/trivsel | ||
|---|---|---|
| Målbeskrivelse | Mål | Resultat |
Sykefravær |
3 | 3,14 |
Medarbeiderundersøkelse |
||
| Målet gjaldt tidligere undersøkelse og er ikke lenger relevant. 10 faktor har vært oppe i 2 kontormøter etter at undersøkelsen ble gjennomført høsten 2017. Neste steg for enheten er å finne tiltak på to faktorer der vi mener vi kan bli bedre. | ||
| Kostnadskontroll | ||
|---|---|---|
| Ramme | Budsjett | Regnskap |
Ramme |
17 373 | 16 889 |
|
Avvik fra budsjettet: regnskapet viser et mindreforbruk på 486 tusen kroner. Årsak til avvik: årsaken til det positive avviket ligger i hovedsak på en overføring på 500 tusen fra Fellesnemnda. Dette er inntekter ment å dekke Frænas utgifter i forbindelse med sammenslåing av de to kommunene. Inntektene er ført på denne enheten men mye av utgiftene de dekker er spredd utover hele organisasjonen som lønn, reiseutgifter, møteutgifter o.l. Tiltak gjennomført for å holde rammen i 2017: overtid nyttes sjelden. Vi leter hele tiden etter utgifter som kan reduseres tas bort. Ingen store slike tiltak i 2017. |
||