Internkontroll i Hustadvika kommune

Internkontroll handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse samt unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. Internkontrollen bør være risikobasert.

I 2020 innførte kommunen et helhetlig kvalitetssystem. Compilo ble valgt som leverandør og følgende hovedprodukter ble innkjøpt:

• Modul "Dokumenthåndtering"
• Modul "Avvikshåndtering"
• Modul "Ros-analyse"

All kvalitetsdokumentasjon er samlet og sikrer at kommunen har oppdatert lovpålagte prosedyrer og dokumentasjon tilgjengelig. Det er nedlagt et betydelig arbeid i de ulike sektorene fra oppstart i 2020 i å opprette dokumenter og pr 31.12.2021 lå det inne 721 godkjente dokumenter.

Forbedringsprosesser skal løpe kontinuerlig både i enheter og sentralt i kommunen, og den skal involvere alle ansatte. Ved å registrere og behandle hendelser i samme system, får vi tatt ut rapporter som grunnlag til forbedringer. Siden oppstart i mars 2020 har flere og flere tatt systemet aktivt i bruk og i 2021 ble det meldt totalt 1134 avvik fra 48 enheter/avdelinger.

Ved å registrere og behandle hendelser i samme system, får vi tatt ut rapporter som grunnlag til forbedringer. Figuren under viser avvik i perioden 1. mars – 31. desember sortert på ulike hovedkategorier.

Denne modulen ble bare delvis brukt i 2020. Derfor ble det etablert et prosjekt i 2021 som rettet seg mot to forhold:

1. Risikoanalyseverktøyet - Tilpasse risikoanalyseverktøyet slik at det blir bruk til både overordna risikoanalyse og virksomhetsstyring.
2. Kompetansebygging -Tilrettelegge for at flere ledere og ansatte har en “felles metode” i arbeidet med risikoanalyser.

Prosjektet ble delt inn i 3 faser:

Fase 1: Forprosjekt – fra ide til prosjektutforming (januar – juni)

Fase 2: Utvikle og utprøve (august – desember)

Fase 3: Tilrettelegge for implementering og drift i 2022

Fase 1) og 2) ble gjennomført 2021. Fase 3) gjennomføres i 2022.

Ved årsskiftet lå det inne 13 aktive ROS analyser i Compilo.

Kommunedirektøren er den øverste ansvarlige for kvalitetssystemet og alle ledere har ansvar for at kvalitetssystemet er oppdatert og i bruk i sine virksomheter.

Oppbygging og innføring av kvalitetssystemet Compilo ble organisert som et prosjekt. En del langsiktige strukturer ble lagt, men fortsatt gjenstår et betydelig arbeid for å få på plass en kvalitetsorganisasjon, slik at dette arbeidet blir enda mer «levende» i kommunen, jf. kvalitetshåndboka.

Kvalitetsutvalget ble opprettet i 2021. Hovedoppgaven til utvalget er å bistå kommunedirektøren på overordna nivå i det forebyggende og kvalitetsfremmende arbeidet i kommunen. Bl.a. legge til rette for at informasjon om hendelser, tilsyn eller risikovurderinger som flere enheter kan lære av gjøres tilgjengelig for hele organisasjonen. Videre skal utvalget sørge for at saker som gjelder hele kommunen blir meldt til ledergruppa for diskusjon og beslutning.

Høst 2021 ble det gjennomført en spørreundersøkelse om bruken av Compilo. Målgruppe for denne undersøkelsen var alle lederne i Hustadvika kommune. Resultatet fra denne undersøkelsen viste at det fortsatt er stort variasjon i laget med hensyn til forståelse og hvordan bruke systemet. Ledelsens gjennomgang av kvalitetssystemet er planlagt gjennomført vår 2022.